Ergonomisk onboarding: 5 strategiske tiltag til virksomheder
Når nye medarbejdere bydes velkommen i en organisation, er introduktionsprogrammet typisk nøje tilrettelagt omkring it-systemer, opgaveporteføljer og den sociale integration i afdelingen. Det fysiske arbejdsmiljø bliver derimod ofte skubbet i baggrunden.
Nye medarbejdere kan opleve, at deres arbejdsstation er indstillet til en forgænger med en anden fysik, hvor stol og skærmhøjde resulterer i uhensigtsmæssige arbejdsstillinger allerede fra første arbejdsdag. At integrere ergonomi som et systematisk og strategisk element i onboarding-processen vil derfor kunne forebygge sygdom og fravær.
Hvis virksomheden fremhæver sit fokus på ergonomi og sundhedstiltag, kan det gøre en positiv forskel for både rekrutteringsprocessen og medarbejderfastholdelsen.
Omkostningen ved en mangelfuld fysisk onboarding
En nyansat har sjældent overskuddet til at afkode komplekse manualer til kontorstole eller efterspørge ergonomisk vejledning midt i en i forvejen overvældende informationsstrøm. Konsekvensen er ofte, at medarbejderen retter sig efter det forhåndenværende udstyr frem for at tilpasse udstyret til egen krop.
Her er det i virksomhedens interesse at sikre, at der er tid til at give medarbejderen en ordentlig introduktion til deres arbejdsstation, hvilket trods alt er dér, hvor størstedelen af deres arbejdsdag vil foregå.
Når arbejdsstationen ikke indstilles korrekt fra start, kan der etableres uhensigtsmæssige bevægemønstre, som på sigt kan lede til muskelspændinger, nedsat koncentration og i yderste konsekvens sygefravær.
"Muskel-skelet smerter er blandt de mest udbredte helbredsproblemer i Danmark. Ifølge rapporten har 1,4 millioner danskere været meget generet af smerter eller ubehag i muskler og led inden for de seneste 14 dage. Rapport"
Den proaktive indsats om ergonomisk rådgivning kan derfor resultere i økonomiske gevinster for virksomheden, selvom det på tidspunktet kan virke som en lav prioritet i onboarding-fasen.
5 strategiske skridt til en stærkere ergonomisk onboarding
Implementer ergonomi digitalt: Integrer visuelle vejledninger, såsom korte videoguides, i det velkomstmateriale, der fremsendes forud for første arbejdsdag, eller gør det til et obligatorisk punkt i introduktionsprogrammet at vise, hvor på intranettet man kan finde ergonomisk materiale.
Indstil inventaret ergonomisk via introduktionsvideoer: Placér en QR-kode på inventaret, og læg fysiske guides i umiddelbar nærhed af udstyret. Send desuden en mail til medarbejderen på første arbejdsdag med et link, der går direkte til en opsætningsvideo og beskrivelse. Ved at koble vejledningen direkte til den fysiske arbejdsstation og gøre den tilgængelig, netop når medarbejderen sidder der, bliver det nemt og overskueligt at indstille pladsen ergonomisk.
Human belysning: Ergonomi handler ikke kun om inventaret. Uhensigtsmæssig loftsbelysning eller genskær/blænding får os ubevidst til at spænde i nakken og knibe øjnene sammen foran skærmen. Gør derfor fokus på belysning til en aktiv del af onboardingen. Ud over at vurdere selve pladsen fra start, bør I give den nyansatte redskaber til selv at justere lyset. Inkorporer f.eks. en kort tjekliste i velkomstmaterialet, der guider til, hvordan man undgår refleksioner fra vinduer, og giver tips til at justere belysningen korrekt.
Fokus på en aktivitetsbaseret indretning: Introducer den nyansatte for virksomhedens praksis omkring stående arbejde, walk-and-talk-møder samt aktive mikropauser, da de gode vaner skal skabes tidligt ved ansættelsen. Her kan I også inkludere medarbejderens egne erfaringer med disse tiltag, hvilket kan være med til at fremme en sund og aktiv arbejdskultur.
Opfølgning er nødvendig: En ergonomisk onboarding er ikke blot en tjekliste til første arbejdsdag; det er en proces. Indlæg et kort, obligatorisk "tjek-ind" efter 14 eller 30 dage, hvor arbejdsmiljørepræsentanten eller nærmeste leder følger op. På den måde sikrer I, at udstyret faktisk fungerer i hverdagen, og at eventuelle smågener bliver adresseret, længe før de udvikler sig til deciderede skader. Mange vælger at overlade denne opfølgning til Evivo, hvor en professionel ergoterapeut tager snakken med den nyansatte.
At integrere disse fem tiltag behøver ikke at kræve en massiv omstrukturering af jeres nuværende onboarding-program. Tværtimod handler det blot om at lade det fysiske arbejdsmiljø smelte naturligt sammen med de processer, I allerede har. Kontakt Evivo og bliv inspireret til relevante sundhedstiltag samt henvisninger til introduktionsvideo mv.
Det samlede professionelle indtryk
En systematisk tilgang til det fysiske arbejdsmiljø transformerer medarbejderen fra ’passiv modtager’ til ’aktiv handlende’. Det sender et klart signal om en moderne organisation, hvor medarbejdertrivsel er sat i system, og intet er overladt til tilfældighederne.
Ved at sikre en korrekt ergonomisk opstart fra dag ét, sætter I direkte ind med forebyggelse og mindsker belastningen hos den enkelte. Det viser samtidig medarbejderne, at I tager deres sundhed alvorligt, og at I har gjort jeres for at skabe de bedste rammer på arbejdspladsen.
Ønsker I sparring på at systematisere den ergonomiske onboarding? Kontakt Evivo for en uforpligtende dialog om udarbejdelse af skræddersyede videoguides, QR-løsninger, oplæg og strategisk arbejdsmiljørådgivning, der matcher jeres specifikke behov og inventar.